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Nota fiscal: eletrônica ou impressa, armazenamento seguro é obrigatório
11/07/2007
Entre os tantos serviços que não fazem parte do core business das empresas e que estão sendo terceirizados, a guarda e gestão de documentos é um dos mais expressivos. De acordo com estudos da consultoria americana Coopers&Lybrand, quando as empresas gerenciam seus próprios arquivos, os funcionários gastam entre 20% e 40% do seu tempo procurando documentos manualmente, sendo que mais de 7% de todos os documentos gerados são perdidos.
De acordo com Vicente Troiano, diretor comercial da Recall do Brasil, líder mundial no segmento de gestão de documentos, uma das principais características brasileiras é o elevado número de consultas a um mesmo documento. “Esse perfil reforça ainda mais a necessidade de preservação e acesso facilitado a informações. Nossos clientes entram no sistema da Recall, com senhas de segurança, e recebem o documento requisitado em 24 horas – até cinco vezes mais rápido quando comparado a mecanismos tradicionais de gestão interna de arquivos”, diz o executivo.
Com relação às notas fiscais, Troiano explica que, utilizando a solução Review, a Recall armazena digitalmente tanto os documentos impressos, quanto a nota fiscal eletrônica (NF-e). “Enquanto as NF-e já estão em formato digital e vão diretamente para o Review, as notas fiscais impressas são digitalizadas e também passam a integrar o ‘arquivo virtual’ da Recall. Toda informação gerada no Brasil também é armazenada nos data centers de Atlanta (Estados Unidos), Milão (Itália) e Sidney (Austrália)”. ●
Como funciona a NF-e
A empresa emissora de NF-e deverá gerar um arquivo eletrônico assinado digitalmente contendo informações fiscais da operação comercial, de maneira a garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor. Esse arquivo, que corresponde à nota fiscal eletrônica, será transmitido via internet para a Secretaria da Fazenda de jurisdição do contribuinte. Também será transmitido para a Receita Federal e, no caso de operação interestadual, para a Secretaria de Fazenda de destino da operação. No caso de mercadorias destinadas às áreas incentivadas, também seguirão para a Suframa (Superintendência da Zona Franca de Manaus). As Secretarias de Fazenda e a Receita Federal do Brasil disponibilizarão consulta, através Internet, para o destinatário e outros legítimos interessados, que detenham a chave de acesso do documento eletrônico. ■
Fonte: Vicente Troiano, diretor comercial e diretor de marketing da Recall do Brasil
(www.recall.com)
De acordo com Vicente Troiano, diretor comercial da Recall do Brasil, líder mundial no segmento de gestão de documentos, uma das principais características brasileiras é o elevado número de consultas a um mesmo documento. “Esse perfil reforça ainda mais a necessidade de preservação e acesso facilitado a informações. Nossos clientes entram no sistema da Recall, com senhas de segurança, e recebem o documento requisitado em 24 horas – até cinco vezes mais rápido quando comparado a mecanismos tradicionais de gestão interna de arquivos”, diz o executivo.
Com relação às notas fiscais, Troiano explica que, utilizando a solução Review, a Recall armazena digitalmente tanto os documentos impressos, quanto a nota fiscal eletrônica (NF-e). “Enquanto as NF-e já estão em formato digital e vão diretamente para o Review, as notas fiscais impressas são digitalizadas e também passam a integrar o ‘arquivo virtual’ da Recall. Toda informação gerada no Brasil também é armazenada nos data centers de Atlanta (Estados Unidos), Milão (Itália) e Sidney (Austrália)”. ●
Como funciona a NF-e
A empresa emissora de NF-e deverá gerar um arquivo eletrônico assinado digitalmente contendo informações fiscais da operação comercial, de maneira a garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor. Esse arquivo, que corresponde à nota fiscal eletrônica, será transmitido via internet para a Secretaria da Fazenda de jurisdição do contribuinte. Também será transmitido para a Receita Federal e, no caso de operação interestadual, para a Secretaria de Fazenda de destino da operação. No caso de mercadorias destinadas às áreas incentivadas, também seguirão para a Suframa (Superintendência da Zona Franca de Manaus). As Secretarias de Fazenda e a Receita Federal do Brasil disponibilizarão consulta, através Internet, para o destinatário e outros legítimos interessados, que detenham a chave de acesso do documento eletrônico. ■
Fonte: Vicente Troiano, diretor comercial e diretor de marketing da Recall do Brasil
(www.recall.com)